Identifica el tipo de alquiler
El Real Decreto 390/2021 incluye los edificios existentes o sus partes que se alquilan a un nuevo arrendatario, salvo exclusiones aplicables. Si ya tienes un certificado en vigor que corresponde al inmueble, no necesitas encargar otro solo por cambiar de inquilino.
Una renovación con la misma persona no es lo mismo que un nuevo arrendamiento. Tampoco conviene trasladar automáticamente las reglas de una vivienda completa a contratos con circunstancias diferentes. Anota el uso del inmueble, qué se alquila y si entra un nuevo arrendatario antes de resolver una duda.
Organiza la documentación entre un inquilino y el siguiente
La salida de una persona y la entrada de otra suelen concentrar llaves, limpieza y reparaciones en pocos días. Añade el expediente energético a esa organización: localízalo cuando preparas el anuncio, no cuando todas las partes están revisando el contrato. Así podrás distinguir una búsqueda de archivos de una visita pendiente.
Comprueba qué vivienda y qué versión vas a ofrecer
Si gestionas varios alquileres, crea una carpeta por inmueble y usa una identificación inequívoca. Dos viviendas del mismo portal pueden tener documentos distintos. Evita enviar una etiqueta desde el móvil solo porque su miniatura parece la correcta; abre el archivo y comprueba los datos interiores.
Pregunta también si se sustituyeron equipos o se ejecutaron obras desde el anterior contrato. Traslada la información al profesional para valorar su efecto, sin prometer al futuro inquilino una letra que aún no se ha calculado.
Si todavía vive alguien dentro
Cuando haga falta una visita, coordina disponibilidad con quienes ocupan la vivienda y confirma quién estará presente. No anuncies una cita cerrada antes de tener acceso confirmado. Una cancelación por falta de llaves puede afectar a tu organización aunque hayas recibido ya un presupuesto.
Si la persona propietaria vive fuera, facilita un único contacto para el acceso y otro para las decisiones documentales, si son diferentes. Explica esa separación al técnico para evitar que la persona que abre tenga que responder cuestiones que desconoce.
Comprueba la etiqueta antes de publicar
La publicidad de alquiler debe incluir información de la calificación energética, según el artículo 17.3. Envía a la agencia o al portal la etiqueta correspondiente y revisa el anuncio publicado. No uses como referencia la letra de una vivienda vecina ni una estimación propia.
Organiza una carpeta con el certificado, su registro y la etiqueta. Si conservas varios expedientes, identifica cuál está vigente. Conviene mantener el nombre original de los archivos y añadir una nota separada con la vivienda a la que pertenecen, sin modificar el documento firmado.
Qué documentos recibe el arrendatario
El artículo 17.2 establece para el arrendamiento que se anexe una copia de la etiqueta energética al contrato y se entregue al arrendatario una copia del documento de Recomendaciones de uso para el usuario. La regla de venta, que menciona también anexar el certificado registrado, tiene una redacción distinta.
Antes de firmar, localiza expresamente esas recomendaciones entre los documentos recibidos. Si faltan, consulta a quien emitió el certificado; no las sustituyas por una lista genérica descargada de internet. Deja las copias preparadas junto con el resto de documentación contractual.
Distingue los archivos que recibe cada persona
Puedes utilizar esta tabla como reparto interno de tareas. Sirve para ordenar la carpeta del alquiler y comprobar entregas; no sustituye la revisión del contrato concreto.
| Archivo o información | Para qué lo preparas |
|---|---|
| Etiqueta del inmueble | Para trasladar la calificación al anuncio y preparar su copia contractual. |
| Recomendaciones de uso para el usuario | Para entregar el documento que acompaña al nuevo arrendamiento. |
| Certificado y datos de inscripción | Para revisar el expediente y aclarar dudas sobre su identificación y vigencia. |
| Manuales de los equipos | Como ayuda práctica adicional sobre la vivienda, separada de la documentación energética. |
Ejemplo hipotético: falta el documento de recomendaciones
Supón que una agencia conserva la etiqueta de un alquiler anterior y tú tienes el certificado en tu correo. Al preparar el nuevo contrato, nadie encuentra las recomendaciones de uso. Reenviar varias veces los mismos dos archivos no permite saber si falta un tercero o si está integrado dentro de un documento que aún no habéis revisado.
Abre el expediente completo, revisa su índice y pide al emisor que identifique el documento correspondiente. Anota qué archivo se entregará y quién lo hará. Esta comprobación concreta evita sustituirlo por consejos genéricos sobre apagar luces, que pueden ser útiles pero no identifican el documento solicitado.
El supuesto es ilustrativo: no implica que todos los expedientes tengan la misma organización ni que haya que obtener un nuevo certificado por no localizar una página.
Evita dos atajos que pueden confundirte
El uso durante pocos meses al año no es una exención general bajo el régimen actual. Tampoco una calificación baja permite concluir, por sí sola, que existe una prohibición individual vigente de alquilar. Para cualquier restricción adicional, hay que identificar la norma aplicable y su fecha de efectos.
Si el certificado no aparece, intenta recuperarlo antes de pagar uno nuevo. Si ha vencido, revisa la renovación antes del nuevo alquiler. En la Comunitat Valenciana puedes partir del trámite oficial de registro para identificar el organismo y los canales administrativos, sin confundir una consulta con la obtención automática de una copia.
Lista para cerrar la preparación del alquiler
Antes de dar la carpeta por terminada, comprueba estos puntos con la persona que redacta el contrato y con quien publica el anuncio.
- La dirección del expediente coincide con la unidad que se alquila, incluidos anexos o zonas cuya delimitación genere dudas.
- La etiqueta disponible es la que se ha revisado para esta operación y no una imagen sin procedencia.
- Las recomendaciones de uso están localizadas y se ha acordado cómo entregar su copia.
- Los cambios hechos durante el alquiler anterior se han comunicado cuando pueden afectar a la evaluación.
- Cada incidencia documental tiene una persona encargada de resolverla y una respuesta pendiente identificada.
Si el interesado pregunta cuánto gastará
Distingue la calificación de una previsión de su factura. Para hablar del gasto, aclara qué información real tienes y qué circunstancias desconoce aún cada parte. No conviertas una letra en una cantidad mensual garantizada ni uses el consumo de otro ocupante como promesa.
Fuentes oficiales
Antes de encargar uno nuevo
Si ya existe un certificado, empieza por localizarlo y comprobar sus datos.